Monitoramento, aplicativos de fluxo de trabalho e outras ferramentas ajudam instituições a economizar tempo e dinheiro

Registro eletrônico de saúde, CPOE (receitas médicas computadorizadas) e ministradores automáticos de comprimidos podem chamar a atenção, no entanto, existem inúmeras outras tecnologias menos atraentes, porém essenciais que os departamentos de TI em saúde usam todos os dias para acessar as ferramentas necessárias.

Se a TI não tiver o software de monitoramento ou fluxo de trabalho apropriado, por exemplo, muito dinheiro em infraestrutura pode ser perdido.

O Hospital Infantil de Seattle, com uma equipe de 350 pessoas, suporta mais de 8.500 usuários em 25 instalações físicas e mais de 900 aplicativos diferentes, desde softwares de desenvolvedores multimilionários até aplicativos “de garagem”, segundo contou o CIO Wes Wright à InformationWeek EUA. O hospital usa EHRs Epic e Cerner, Lawson para financeiro, uma nuvem privada e infraestrutura de desktop virtual (VDI) para entregar quase 3.000 desktops Windows 7 em um ambiente Citrix.

A VDI solucionou problemas que o Hospital tinha com velocidade em áreas de paciente, mas o hospital não conseguia alcançar o desempenho e a estabilidade de que precisava, contou Wright.

Cada vez que havia um incidente, a equipe de TI tinha de lançar diferentes ferramentas de monitoramento, já que o Hospital não tinha uma ferramenta que oferecesse visão contextual em tempo real dos dados. Como resultado, a equipe de infraestrutura do departamento de TI passava cerca de 20% do tempo tentando diagnosticar problemas que afetavam enfermeiros, médicos e outros profissionais médicos, além de agendamentos e cobranças.

Reviravolta

Foi quanto o Hospital Infantil de Seattle descobriu o ExtraHop, que aprimorou o desempenho e a estabilidade da VDI quase imediatamente, de acordo com Wright.

“O ExtraHop nos permite ver todo o desktop virtual até chegar aos registros eletrônicos de saúde. Ele nos conta quando algo está fora do normal”, disse ele. “O que o torna mais legal é o fato de não ter um agente. Ele fica ali monitorando. Eu não preciso carregar um agente em cada dispositivo. Quando se tem 5.500 dispositivos-cliente, em que não é possível carregar nada, é muito importante conseguir chegar a cada um desses dispositivos sem necessidade de um agente”.

Wright estima que o ExtraHop tenha ajudado o Hospital Infantil de Seattle a economizar cerca de US$ 336.000 – ou US$ 28.000 por mês – no primeiro ano. Mais importante, ele agora se sente seguro o bastante em relação ao desempenho da VDI para considerar movê-la para UTIs e outras áreas sensíveis do hospital. “Sabemos se uma implementação VDI foi bem sucedida, se precisa ser estabilizada. Sabemos se o sucesso da implementação VDI será limitada pela nossa estabilidade”.

O Hospital Infantil de Seattle teve algumas surpresas ao longo do caminho. Quando usuários notaram que o desempenho da rede sofria mais durante a manhã, o ExtraHop determinou que um médico estava, involuntariamente, baixando 2 GB de fotos armazenadas na pasta Minhas Imagens cada vez que ele logava no sistema, fazendo com que o tempo de log-on chegasse a 15 minutos em vez de segundos.

“Encontramos diversos pontos de falha na forma como arquitetamos nossa suíte VDI. Alguns desses pontos encontramos sozinhos; outros descobrimos da forma mais difícil, como com falhas em nosso banco de dados SQL e coisas do gênero. Fizemos uma análise de efeito de falhas em nossas VDIs para identificar onde havia possíveis falhas e quais eram os riscos e o impacto dessas probabilidades”.

Projeto Fluxo de Trabalho

Tony Papagallo, diretor de gerenciamento de projeto e engenharia clínica no Sistema de Saúde Católico de Buffalo, N.Y., não rastreia problemas em VDI. Ele rastreia projetos espalhados pelos quatro hospitais e 60 instalações de cuidados de longo prazo, laboratórios e centros de assistência médica no estado de Nova York. O trabalho requer muita organização e a tecnologia certa – e planilhas não davam mais resultados, disse Papagallo.

“No momento, tenho 32 projetos em andamento”, contou. “A maioria deles será finalizada este ano. Alguns são projetos para vários anos. Sempre temos entre 30 e 35 projetos em andamento simultaneamente com envolvimento da TI”.

Os projetos de Papagallo variam em escopo e complexidade, desde implementação de software de planejamento de recursos corporativos a equipamentos de diversas estações de enfermagem com novos sistemas de cabeamento, computadores e telefones. “São alvos em constante movimento”, disse ele. “São muitos componentes. Costumamos dizer que, pela perspectiva da TI, estamos bem preparados”.

Como parte de um departamento de TI com 140 pessoas, Papagallo supervisiona quatro gerentes de projetos que lideram a maioria das iniciativas internas com envolvimento da TI. Anteriormente dependente de planilhas, Papagallo recorreu ao software de gerenciamento de portfólio de projeto da Innotas para rastrear gerenciamento de projetos e tempo de profissionais de TI. Ele conta que o grupo hospitalar também usa software para rastrear horas de manutenção, horas vagas e tempo de treinamento, assim como outras tarefas anteriormente monitoradas pelo BMC Remedy.

“Uma grande parte do processo de planejamento é fazer uma revisão do projeto de capital. A Innotas nos ajuda a definir como vamos distribuir esses projetos entre a equipe. Alguns querem começar em janeiro, e temos projetos de anos anteriores que estão se acumulando.
Realmente nos ajuda a planejar nossos recursos para que saibamos onde estão os impedimentos – e para que possamos criar uma rota com alguma inteligência por trás”.

Embora a equipe continue produzindo planilhas mensais, o arquivo é preenchido com dados da Innotas. “O software nos oferece diversas habilidades de relatório que nos permitem ver as informações de diferentes perspectivas”, disse Papagallos.

No futuro, disse ele, sua equipe talvez consiga integrar dados financeiros às informações de projeto da Innotas. “Se vamos produzir um relatório que mostre como andam os projetos e eu quiser ver status e programas informações da Innotas, seria bom poder puxar dados financeiros de outras ferramentas sobre o quanto já foi gasto em cada projeto”.

*Fonte: Alison Diana | InformationWeek EUA; replicada pela InformationWeek Brasil (IT Forum 365)