As empresas optantes pelo Simples Nacional, inclusive as corretoras de seguros, precisam ficar atentas às chamadas “obrigações acessórias”. Segundo o Portal Tributário, entre essas obrigações consta a “Declaração Única”, que deve ser apresentada anualmente, contendo informações socioeconômicas e fiscais que serão repassadas para a Receita Federal. Essa declaração deve ser enviada por meio da internet, até o dia 31 de março do ano subsequente ao de ocorrência dos fatos geradores dos impostos e contribuições previstos no Simples Nacional.

Já a “Declaração Eletrônica de Serviços” substitui o “Livro Registro dos Serviços Prestados” e o “Livro Registro de Serviços Tomados” e deve ser apresentada ao município pelo prestador, pelo tomador, ou por ambos, observadas as condições previstas na legislação local.

Em relação aos tributos não abrangidos pelo Simples, as empresas optantes deverão observar a legislação dos respectivos estados quanto à prestação de informações e entrega de declarações.

As empresas optantes também ficam obrigadas a emitir documento fiscal de venda ou prestação de serviço, de acordo com instruções expedidas pelo Comitê Gestor; e a manter em boa ordem a guarda os documentos que fundamentaram a apuração dos impostos e contribuições devidos e o cumprimento das obrigações acessórias relativas às informações socioeconômicas e fiscais, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.

Caso esteja sujeita ao Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS) as empresas optantes utilizarão a Nota Fiscal de Serviços, conforme modelo aprovado e autorizado pelo município, ou Distrito Federal, ou outro documento fiscal autorizado conjuntamente pelo estado e pelo Município da sua circunscrição fiscal.

Ainda de acordo com o Portal Tributário, a utilização dos documentos fiscais fica condicionada à inutilização dos campos destinados à base de cálculo e ao imposto destacado, de obrigação própria, constando, no campo destinado às informações complementares ou, em sua falta, no corpo do documento, por qualquer meio gráfico indelével, as expressões: “Documento Emitido Por Me Ou Epp Optante Pelo SimplesNacional”; e “Não Gera Direito A Crédito Fiscal de IPI”. Esta última expressão deve ser usada também no caso de documento fiscal emitido por empresa impedida de recolher o ICMS ou o ISS na forma desse Regime.

As empresas optantes pelo Simples Nacional deverão adotar para os registros e controles das operações e prestações por elas realizadas o “Livro Caixa”, no qual deverá estar escriturada toda a sua movimentação financeira e bancária; “Livro Registro de Inventário”, com os registros dos estoques existentes no término de cada ano-calendário, quando contribuinte do ICMS; “Livro Registro de Entradas”, destinado à escrituração dos documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias ou bens e às aquisições de serviços de transporte e de comunicação efetuadas a qualquer título pelo estabelecimento, quando contribuinte do ICMS; “Livro Registro dos Serviços Prestados”, com o registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, quando contribuinte do ISS; “Livro Registro de Serviços Tomados”, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS; “Livro de Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle”, caso exigível pela legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI.

Os livros obrigatórios poderão ser dispensados, no todo ou em parte, pelo ente tributante da circunscrição fiscal do estabelecimento do contribuinte, respeitados os limites de suas respectivas competências.

Além dos livros previstos, serão utilizados o “Livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais”, pelo estabelecimento gráfico para registro dos impressos que confeccionar para terceiros ou para uso próprio; e o “Livro Registro de Veículos”, por todas as pessoas que interfiram habitualmente no processo de intermediação de veículos, inclusive como simples depositários ou expositores.

A empresa que adota o sistema eletrônico de emissão de documentos fiscais ou recepção eletrônica de informações poderá exigi-los de seus contribuintes optantes pelo Simples Nacional, observando os prazos e formas previstos nas respectivas legislações.

Por fim, é importante destacar que os documentos fiscais relativos a operações ou prestações realizadas ou recebidas, bem como os livros fiscais e contábeis, deverão ser mantidos em boa guarda, ordem e conservação enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.