Antes de marcar reuniões

– Certifique-se que a reunião é imprescindível.

(Avalie se o assunto não pode ser resolvido por telefone, teleconferência ou e-mail).

– Reserve, antecipadamente, a data, o horário e o local.

– Comunique previamente o assunto e qual contribuição espera de cada participante.

– Ao necessitar ser substituído, indique alguém que viabilize as decisões.

– Estabeleça, para uma reunião, no máximo, sete pessoas, e se for necessários mais participantes, recomendamos:

• estabelecer horários para cada tema;
• evitar reter profissionais por mais tempo que o necessário;

– Caso necessite discutir mais assuntos, dispensar aqueles que não estão envolvidos.

– Evite convocar mais de um representante por área.

Durante as reuniões

– Comece pontualmente.

– Inicie definindo: quem coordena, quem anota e quem controla o tempo.

– Explore o tema e suas possibilidades (formação de imagem).

– Julgue com critérios todas as hipóteses.

– Elabore um plano de ação com base nas hipóteses listadas. O que fazer? Quem? Quando?

– Se a reunião for concluída sem ações, reflita sobre a necessidade para agendar as próximas reuniões.

– Avalie a reunião rapidamente e termine dentro do horário combinado.

Após as reuniões

– A ata deve ser corrigida e divulgada em, no máximo 48 horas.

– As pendências devem ser controladas, com datas e responsáveis.

– As ações determinadas dever ser implantadas nas datas combinadas.