Fluxo de Documento Digital custou R$ 1 milhão. Localização de processos, que levava dias, passou a ser feita em minutos

Até pouco tempo atrás, desviar de caixas de documentos e ter a mesa atolada de papéis era comum para o colaborador da Central Nacional Unimed. Sem um sistema informatizado para análise do material, documentos de consultas, exames e internações eram checados manualmente pelos funcionários e a circulação de caixas de arquivos era constante pelo departamento. A situação ficou insustentável quando a operadora passou a crescer e demandar mais rapidez no processamento dos documentos. Foi então que a companhia encontrou na tecnologia, a solução para mudar esse cenário.

O projeto Fluxo de Documento Digital demandou investimentos da ordem de R$ 1 milhão e foi realizado em parceria com a IBM. A ideia era eliminar um grande volume de papel e ter um controle efetivo sobre o armazenamento e ciclo de vida das informações, mas o projeto trouxe muito mais retorno que o esperado. Segundo o presidente da Central Nacional Unimed, Mohamad Akl, a economia chegou a representar R$ 500 mil. “Sem dúvida o resultado superou as minhas expectativas. Pensávamos em diminuir custos, mas no meu entender o investimento era muito alto. Depois que conseguimos mensurar o que ele trouxe de economia para a empresa percebemos a sua importância”, afirma.

Pelas contas do executivo, houve redução de 99% em custos com fotocópia, de 59% com os Correios, 30% no tempo de análise e de 90% no consumo de papéis sulfite. Além do mensurável, Akl destaca que o projeto colaborou também para o bem- estar dos funcionários, ao tirar as caixas com documentos de circulação. Em números, o presidente cita ainda ganhos ambientais. “Foram mais de 4 mil árvores que deixaram de ser cortadas, quase 600 Kwh de energia que deixaram de ser consumidos e mais de 3 milhões de litros de água que não foram utilizados”.

Fundada em agosto de 1998, a Central Nacional Unimed teve um crescimento significativo entre os anos de 2009 e 2012 , quando observou um aumento de 55% no número de vidas assistidas. Isso representou uma evolução de mais de 100% no faturamento da empresa, que atingiu a cifra de R$ 1,8 bilhão somente em 2012.  A evolução da empresa trouxe junto um aumento expressivo de documentos a serem processados.

Até dar entrada de fato na CNU, as mais de 1 milhão de fichas eram separadas manualmente pelos analistas, que perdiam tempo separando papéis . “As caixas chegavam com as fichas todas misturadas. Em média, demorava de dois a três dias só para separar para então começar o ciclo do trabalho. Sem falar no risco de extravio de papéis e na circulação de caixas que causava um grande transtorno aos funcionários”, conta Akl. “Se precisava encontrar algum documento com urgência todo o departamento parava e entrava em estado de alerta. Dependendo da urgência do cliente, acabava gerando um problema”.

Os estudos para a implantação do projeto tiveram início em junho de 2010. Além de otimizar o tempo para análise das contas médicas , o objetivo era reduzir o risco de erro humano, gerir de forma automática os documentos recebidos e enviados pela operadora, diminuir os custos administrativos e realizar controles gerenciais em tempo real da área de análise. “Reduzir a quantidade de papel que transitava significou diminuir também o número de atividades manuais, o que contribuiu para mitigar riscos de erro dos funcionários. Além disso, promoveu ganhos econômicos, sociais e ambientais, de escala e de produtividade que permitiram à operadora continuar sua trajetória de crescimento de forma mais eficiente”, pontua o presidente.

O grande trágefo de informações também foi outro ponto tratado pelo projeto. Além de aderir ao Sistema Unimed  de imagens, a CNU precisava gerenciar a armazenagem dos documentos. Automatizar o fluxo de análise das contas médicas demandou a digitalização desses papéis.  Processos que levavam dias para serem localizados antes da digitalização passaram a ser efetuados em questão de minutos.  O que antes era feito de forma manual pelos analistas, passou a ser realizado de forma automática pelo sistema. Além disso, com os documentos digitalizados também foi possível aderir ao tráfego de imagens no intercâmbio nacional, disponibilizada pela Unimed do Brasil.

Atualmente, 100% das análises das contas médicas são digitalizadas na Central Nacional Unimed. Além da área de análise de contas, a auditoria foi integrada ao projeto. Hoje, a informação não só circula mais rápido como fica disponível para qualquer departamento. Para Akl, racionalizar o tempo e aumentar a qualidade de vida do funcionário da empresa foram os principais fatores de sucesso. A ideia agora é levar a experiência para outras áreas da companhia. “Pretendemos levar para a central de atendimento, para fazer a automação das rotinas dessas áreas e do processo administrativo da empresa”, prevê o presidente.